Daugiau nei 4 milijardus vartotojų 2023 m. skaičiuojantis el. paštas – senesnis, nei gali pasirodyti. Pirmasis laiškas šia priemone išsiųstas prieš daugiau nei 50 metų. Deja, jo siuntėjas nepamena, kokia tiksliai buvo perduota žinutė – tuo metu toli gražu nebuvo akivaizdu, kad el. paštas galėtų tapti viena iš pagrindinių susisiekimo priemonių ir per dieną vartotojų dėžutes pasieks 350 milijardų įvairių laiškų. 

„Nulūžus“ internetui, kolegai nervingai siunčiate „Test123“? Tikėtina, toks buvo ir pirmasis el. laiškas, kurį 1971 m. pavyko perduoti Ray Tomlinsonui iš Masačusetso technologijos instituto (MIT) Jungtinėse Valstijose. 

Žinutė buvo išsiųsta kompiuterių tinklais, nesinaudojant internetu. Laikoma, kad šis atsirado tik po 12 metų, įvedus TCP/IP standartą, arba, kitaip tariant, suvienodinus būdą, kuriuo „bendrauja“ sujungti kompiuteriai. Interneto pradžia – MIT sukurtas tinklas ARPANET, kuriame ir iškeliavo pirmasis elektroninis laiškas. 

Neilgai trukus, tinklas buvo panaudotas ir komerciniais tikslais. Išsiuntęs 400 laiškų, Gary Thuerkas pardavė šiandieninio asmeninio kompiuterio pirmtakų „DEC machines“ už maždaug 14 mln. dolerių (apytiksliai 78,8 mln. dolerių šiandienos pinigais). 

Tokia sėkminga kampanija jis taip pat pradėjo naują – brukalų (angl.spam) – erą, kadangi laiškų gavėjai jo reklamos nepageidavo ir tinklo valdytojai susilaukė skundų. G. Thuerkas pažadėjo taip daugiau niekada nedaryti. Vis dėlto, vieno karto buvo gana, kad šiandien jis būtų laikomas ir elektroninės rinkodaros, ir nepageidaujamų žinučių siuntimo pradininku. 

Bendraudami ir gaudami informaciją daugybe skirtingų kanalų ir išmanių prietaisų jau retai pastebime, kaip mažai rašome popieriuje. Tokio pokyčio nepavyko nuspėti ir ekspertams, kurie dar prieš 35-erius metus spėjo, kad el. paštą tuoj pakeis faksas. Jie taip pat neįvertino, kaip el. paštas apvers rinkodaros pasaulį stumdamas lauk popierinę reklamą, siunčiamą paštu. 

Populiarėjant – privatumo ribos ir prisitaikantis dizainas 

Automatizuotos rinkodaros platformą vystančio startuolio „Omnisend“ turinio ir kūrybos vadovas Bernardas Meyeris pasakoja, kad įtvirtinant tai, kas jau tapo savaime suprantama, nueitas netrumpas kelias. 

„Atsirakinę pašto dėžutę laiptinėje nesitikime rasti ten neprašytų laiškų iš nepažįstamų žmonių. Prie panašaus standarto jau priartėjo ir elektroninis paštas. Šiandien savo el. pašto adresu dalijamės atsargiau, nei prieš dešimtmetį ar du, mūsų duomenų naudojimas daug efektyviau reguliuojamas teisiškai. Tai keitėsi palaipsniui, pavyzdžiui, 2003 m. JAV priimtas įstatymas nurodė, kad verslai privalo suteikti teisę vartotojui atsisakyti gaunamų laiškų kiekvienoje žinutėje“, – pasakojo jis. 

Nors brukalų visiškai išnaikinti nepavyko, savo reputaciją ir klientus branginančios įmonės nepageidaujamų laiškų nesiunčia. Laikomasi ne tik minimalių, teisinių reikalavimų – plačiai suprantama, kad konkurencingoje aplinkoje dėmesį sėkmingai pavyks atkreipti tik turiniu, kuris bus suprantamas, patogus ir naudingas gavėjui. 

Tai įgyvendinti labai padėjo 2009 m. pristatyta prisitaikančių (angl.responsive) el. laiškų technologija. Ji susijusi su išmaniųjų telefonų įsitvirtinimu – kartu su prieš keletą metų pristatytu „iPhone“ gimė ir vartotojų lūkestis sklandžiai pasiekti el. paštą visuose prietaisuose. „Prisitaikantys laiškai leido tinkamai atvaizduoti šriftus ir paveikslėlius telefonuose, todėl siuntėjai galėjo užtikrinti, kad sukurtas turinys pasieks vartotojus neiškraipytas visur, kur jiems patogiausia“, – pasakoja B. Meyeris. 

Išmaniųjų telefonų populiarumas ir patrauklesnis, prisitaikantis laiškų dizainas kilstelėjo el. rinkodarą į naują lygį – 2012 m. pradžioje telefonuose buvo atidaroma daugiau nei 40 proc. verslo siunčiamų laiškų. Šią priemonę noriai naudoja ir kitiems verslams paslaugas teikiančios (B2B) įmonės – „Content Marketing Institute“ duomenimis, 81 proc. B2B rinkodaros specialistų teigia iš visų priemonių dažniausiai naudojančios el. naujienlaiškius. 

Stiprūs pavieniui, dar stipresni – su kitomis priemonėmis 

Svarbų kokybinį šuolį el. pašto paslauga patyrė 2004 m., kai „AOL“, „Hotmail“ ir „Yahoo“ siuntėjams suteikė galimybę gauti grįžtamąjį ryšį – patvirtinimą, ar laiškas buvo atidarytas. B. Meyeris pasakoja, kad tai buvo reikšminga pagalba besireklamuojantiems ir padiktavo el. laiškų turinio pokyčių kryptį. 

„Atsidariusiųjų dalis (angl. open rate) išlieka pagrindinis rodiklis kuriant ir tobulinant naujienlaiškius. Tai – vertinga informacija, duomenys, kurių dėka galime lyginti skirtingas kampanijas, įgyvendinti eksperimentus. Kurdami el. pašto pranešimus dabar, rinkodaros specialistai gali įvertinti daug daugiau duomenų ir naudodami juos segmentuoti klientus į skirtingas grupes ar pasirinkti tinkamiausią siuntimo laiką. Taip pavyksta reklamuotis daug taikliau“, – aiškina ekspertas. 

Jis pasakoja, kad komunikuodami savo klientams segmentavimu naudojasi ir „Omnisend“, o pagrindinės dvi grupės į kurias jie skirsto laiškų gavėjus – pradedantieji ir patyrę įmonės platformos naudotojai. Tai padeda pritaikyti turinį ir suteikti jiems vertingiausią mokomąją medžiagą. 

Duomenys taip pat leidžia suasmeninti laiškus kiekvienam gavėjui, kreiptis į jį vardu, pasiūlyti tinkamiausias prekes. Tarkime, susiejus el. parduotuvę, kurioje žmogus yra pirkęs, su naujienlaiškiu, galima jame suformuoti nuorodą, kurią paspaudęs jis galės rinktis iš atrinktų savo dydžio drabužių. Taip gerinama pirkėjo patirtis ir kuriamas glaudesnis ryšys. 

Duomenys leidžia įgyvendinti ir inovatyvesnes rinkodaros kampanijas. Štai JAV greitojo maisto tinklas „Chipotle“ prieš mėnesįpasidalino istorija, kaip naudodami užsakymų duomenis netikėtais el. laiškais sudomino vartotojus.  

Šioje užkandinėje galima pačiam susidaryti savo patiekalą iš 53 skirtingų ingredientų, todėl išalkusieji turi kone beribį pasirinkimą, įskaitant netikėtas produktų kombinacijas. Registruotiems klientams „Chipotle“ surasdavo „dvynį“ – kampanijos metu jie gaudavo laišką, jei kažkas užsisakydavo identišką patiekalą tuo pačiu metu bet kur JAV. Laiške įmonė nurodydavo patiekalo sudėtį, laiką ir abiejų restoranų adresus. Tokių laiškų kampanijos metu išsiųsta daugiau nei 460 tūkst., o ant jų pelę spustelėjusių žmonių dalis padidėjo 176 proc. lyginant su įmonei įprasta. 

„Omnisend“ atstovas Bernardas Meyeris prognozuoja, kad tokių išskirtinių kampanijų tik daugės, o didelius duomenų srautus valdančios įmonės negailės resursų tam, kad išsiskirtų. Tačiau, pasak jo, aukštų rezultatų kartais galima pasiekti ir paprastesnėmis priemonėmis: „Pavyzdžiui, verslai, derinantys keletą skirtingų bendravimo su klientais kanalų (el. laiškus, SMS žinutes, iššokančius pranešimus (angl. push notifications)) savo tikimybę parduoti padidina net 429 proc.“. 

Džiaugtis gali ne tik įmonės, bet ir jų klientai – prie naujų techninių galimybių ir augančių lūkesčių prisitaikantys verslai vis labiau stengsis siųsti vertingus, o ne erzinančius laiškus. Tokiu keliu ir šiandien jau nueita toli: skaičiuojama, kad 2008 m. 92,6 proc. visų laiškų sudarė brukalai, o 2015 m. jie užėmė jau tik 50 proc. visų laiškų, pasiekusių mūsų dėžutes.  

Skaičiuojama, kad biuro darbuotojas kasdien į elektroninį paštą vidutiniškai gauna apie 121 laišką. Tokiu tempu virtuali pašto dėžutė itin greitai persipildo, o pranešimai pasimeta tarp daugybės reklaminių ar nereikalingų laiškų. Ekspertas dalinasi keliais paprastais veiksmais, kurie leis greitai ir efektyviai išvalyti savo virtualų paštą bei toliau palaikyti tvarką jame.

Anot „Tele2 Inovacijų biuro“ eksperto, Arnoldo Lukošiaus, „Gmail“ vartotojams suteikia nemokamą 15 GB talpą duomenims ir vaizdams saugoti, tačiau užpildžius visą skirtą vietą, reikės arba mokėti už papildomą saugyklą arba atlikti kelius žingsnius, kad ją atlaisvintumėte.

Dideli failai – laiškų priedai gali užimti nemažai vietos jūsų pašte, tad pirmiausia reikėtų ištrinti šiuos pranešimus. Tai galima paprastai padaryti spustelėjus dešinėje paieškos juostos pusėje esančią išskleidžiamąją rodyklę, kur bus pateiktas išplėstinės paieškos kriterijų sąrašas. Skiltyje „Size“ (liet. „Dydis“) pasirinkite „greater than“ (liet. „didesnis nei“) ir įrašykite 1 MB.

Taip pat galite pažymėti langelį „Has attachment“ (liet. „Turi priedą“), kad įtrauktumėte tuos laiškus, kurie turi priedą. Galiausiai, pažymėkite tuos failus, kuriuos norite ištrinti. Taip pat rūšiuoti norimus ištrinti laiškus galite pagal jų gavimo laiką, siuntėją ar net turinį, tam reikės paieškos langelyje pasirinkti skirtingus filtrus ir įrašyti reikiamus kriterijus.

Skirtingos kategorijos – „Gmail“ automatiškai suskirsto gautus laiškus į numatytus aplankus, kaip „Social“ (liet. „Socialiniai tinklai“) ar „Promotions“ (liet. „Reklamos“). Čia dažniausiai priskiriami įvairiausi pranešimai apie akcijas, atnaujinimus ar pasiūlymus, tad greičiau atlaisvinsite pašto dėžutės vietą juos tiesiog ištrindami.

Ekrano viršuje kairėje pusėje uždėsite varnelę ir taip pažymėsite visus ekrane esančius pranešimus, šalia esantis pasirinkimas „Select all conversations in Primary“ (liet. „Pasirinkti visus pokalbius pagrindiniame puslapyje“) leis ištrinti visus aplanke sukauptus laiškus.

Prenumeratos – kasdien gauname bent po kelis laiškus iš svetainių, kurias prenumeravome seniai, tačiau dabar jų informacija jau nebeaktuali. Ieškoti ir atsisakyti kiekvieno prenumeratos laiško reikalauja papildomo laiko ir kantrybės, tačiau dabar tai galima padaryti šiek tiek paprasčiau.

Sustabdyti nuolat gaunamus pranešimus galite naudodami „Gmail“ paieškos juostą. Čia prie išplėstinės paieškos skilties „Includes the words“ (liet. „Įtraukti žodžiai“) įrašykite „Unsubscribe“ (liet. „Atsisakyti prenumeratos“), taip matysite visus reklaminius pranešimus vienoje vietoje. Galėsite juos greitai ištrinti arba atsisakyti prenumeratos laiške paspaudę „Unsubscribe“, kad daugiau jų nebegautumėte.

Generalinė tvarka – jeigu ryžotės drastiškiems veiksmams ir nusprendėte ištrinti visus sukauptus laiškus, tai atliksite kairėje ekrano pusėje pasirinkę „All“ (liet. „Visi“). Turėsite galimybę visus pasirinktus laiškus perkelti į archyvą („Archive“) arba ištrinti („Delete“).

Taip pat galėsite rankiniu būdu pasirinkti išsaugoti tam tikrus pranešimus, nuimdami varnelę nuo žymimojo langelio šalia neatidaryto pranešimo. Svarbu atsiminti, kad prieš ištrindami visus pranešimus turėtumėte įsitikinti, kad juose nėra nieko svarbaus. Jūsų ištrinti pranešimai po 30 dienų bus visam laikui pašalinti iš aplanko „Bin“ (liet. „Šiukšliadėžė“).

El pašto valdymo programėlės – jeigu nenorite gautų laiškų tvarkyti rankiniu būdu, galite naudoti specialias programėles. Pavyzdžiui, „Clean Fox“ aplikacija leidžia vos vienu paspaudimu išvalyti pašto dėžutę ir blokuoti nereikalingus naujienlaiškius. Susitvarkyti su didžiuliu el. laiškų kiekiu gali padėti ir „Clean Email“ programėlė – ji suteikia galimybę naudotojams lengvai atsisakyti el. laiškų ar prenumeratų ir visiškai kontroliuoti savo pašto dėžutę. Čia vos keliais spustelėjimais ištrinsite laiškus, užblokuosite tam tikrus siuntėjus ar atsisakysite didesnio kiekio prenumeratos laiškų, užuot kiekvieną peržiūrėjus atskirai.

Filtrų kūrimas – susitvarkius el. pašto dėžutę, norisi ją išlaikyti tokią kuo ilgiau. Automatiniai gaunamų pranešimų filtrai gali palengvinti šią užduotį. Išsirinkę tam tikrą siuntėją ar raktažodžius, kaip reklama arba nuolaida, galite sukurti filtrą – atitikus kriterijams, programa automatiškai šiuos pranešimus perkels į pasirinktą vietą.

Taip išvengsite didžiulio kiekio laiškų vienoje vietoje ir sutaupysite laiko, nes nebereikės kaskart ištrinti reklaminių pranešimų. Išplėstinės paieškos laukelyje prie filtrų skilties „Includes the words“ (liet. „Įtraukti žodžiai“) įrašykite pasirinktą žodį ir spustelėkite „Create filter“ (liet. „Sukurti filtrą“). Čia pasirinkite, kur norite perkelti šiuos laiškus (archyvą, šiukšliadėžę, pažymėti kaip perskaitytą ar kt.).

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru.

Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos.

Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms.

Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Nemaža dalis žmonių visame pasaulyje šią savaitę pastebėjo, jog „Gmail“ jų naršyklės ekrane atrodo šiek tiek kitaip. Taip nutiko todėl, jog šią elektroninio pašto paslaugą valdanti „Google“ išsiuntė automatinį atnaujinimą, kuris pridėjo papildomą navigacijos juostą bei taip palengvino prieigą prie „Chat“,  „Spaces“ ir „Meet“ programėlių. Nepaisant to, jog jos jau kurį laiką egzistavo, daugelis apie jas sužinojo tik dabar.