Programinės įrangos paketu „Microsoft 365“, arba tiesiog M365, visame pasaulyje naudojasi šimtai milijonų žmonių, kurie jau sunkiai įsivaizduoja darbą be tokių programų, kaip „Word“, „Excel“ ar „Outlook“. Tačiau jei manote žiną visas jų funkcijas, neapsigaukite – kartais net ir iki skausmo pažįstami dalykai gali nustebinti.
„Universalumas, ko gero, tiksliausias žodis, apibūdinantis šį programinės įrangos paketą. Jis aktualus įvairiausiose srityse – nuo švietimo, prekybos ir vadybos iki kūrybinės veiklos, statistikos, komunikacijos ir daugelio kitų. Visgi daugelis žmonių išnaudoja tik nedidelę dalį M365 suteikiamų galimybių, o staigmenų gali pateikti net kasdien naudojamos programos“, – sako „Telia“ kompiuterių ekspertas Simonas Tilindis.
„Word“ sugeba kur kas daugiau
Dirbant teksto redaktoriumi „Word“, kartais tenka kartoti tuos pačius veiksmus, tačiau tai galima atlikti greičiau ir paprasčiau – tam skirtas klaviatūros viršuje esantis mygtukas F4, kuris automatiškai pakartoja paskutinį jūsų atliktą veiksmą. Pavyzdžiui, jei atskirus žodžius reikia paryškinti, nubraukti ir dar pakeisti spalvą, pažymėkite pirmą žodį, spustelkite dešinį pelės mygtuką, pasirinkite „Šriftas“ ir atlikite reikiamus nustatymus. Tuomet, pažymėjus kitą žodį, beliks spustelti F4 ir jam bus pritaikyti visi anksčiau parinkti nustatymai. Tai galite kartoti tiek kartų, kiek tik pageidaujate. Beje, ši funkcija veikia ir programose „PowerPoint“ bei „Excel“.
Dar viena naudinga, tik rečiau naudojama funkcija – formatavimo valymas. Jei dažnai naudojate iš kitur (pvz., interneto, el. pašto ar kito „Word“ dokumento) kopijuotą tekstą, jį įklijavus perkeliamas ir visas formatavimas. Kad negaištumėte laiko keisdami šrifto dydį, tipą spalvą, tarpus tarp eilučių ir kitus nustatymus, šį darbą už jus gali atlikti mygtukas „Valyti visą formatavimą“ – pagrindiniame meniu, „Šrifto“ skilties dešinėje viršuje ieškokite A raidės su violetiniu trintuku.
Beje, „Word“ programa galima ne tik rašyti ir apdoroti tekstą, bet ir išgirsti, kaip jis skaitomas. Norite išbandyti? Meniu juostoje pasirinkite „Rodymas“, tuomet „Įtraukiančioji skaitytuvė“ ir naujai atsivėrusiame meniu spustelkite „Skaityti garsiai“. Tiesa, ši funkcija veikia tik su angliškais tekstais. Bet jei norite smagiai pasijuokti, galite paprašyti robotą perskaityti ir lietuvišką rašinėlį.
Našesnis darbas su „Excel“
Dar viena netikėtumų kupina programa – „Excel“. „Tai bene daugiausiai funkcijų ir galimybių turinti M365 programa – nuo įvairiausio pobūdžio formulių iki duomenų rūšiavimo, analizės, atvaizdavimo ir taip toliau. Visas jas žino tikrai nedaug žmonių, tačiau yra paprastų gudrybių, kurios gali praversti daugeliui“, – teigia S. Tilindis.
Pavyzdžiui, jei „Excel“ kuriate tekstinę lentelę, prireikus perkelti žodį ar sakinį į kitą eilutę, bet tame pačiame langelyje, neskubėkite reguliuoti langelio dydžio – tiesiog klaviatūroje spauskite „Alt“ ir „Enter“ mygtukus ir tekstas persikels į naują eilutę.
Dažniau skaičiuojate? Išbandykite tai: jei reikia greit sužinoti kelių langelių sumą, tiesiog pažymėkite juos laikydami nuspaustą „Ctrl“ mygtuką klaviatūroje, o sumą iškart matysite „Excel“ programos lango būsenos juostoje, apačioje dešinėje.
Jei dirbate su didelėmis skaičiuoklėmis, kuriose apstu sudėtingų formulių, jas atskirti ir suprasti kiekvienos paskirtį gali būti sudėtinga. Nepasimesti padės formulėms ar konkretiems duomenims suteikti pavadinimai: pažymėkite langelį ar langelius, kuriems suteiksite pavadinimą, tuomet meniu juostoje pasirinkite „Formulės“ ir „Apibrėžti pavadinimą“. Suteiktą vardą matysite skaičiuoklės kairėje viršuje, greta pačios formulės.
Veiksmingos „Outlook“ gudrybės
Elektroninis paštas dažnam yra paties darbo sinonimas: nuo jo prasideda, tęsiasi, juo ir baigiasi darbo diena. Ir jei „Excel“ pasižymi funkcijų ir galimybių gausa, tai „Outlook“ būtų galima vadinti plačiausias nustatymų galimybes suteikiančiu M365 įrankiu.
Jei norite išmokyti „Outlook“ dirbti taip, kaip patogu jums, vertėtų patyrinėti taisyklių skiltį. „Outlook“ programoje spauskite „Failas“ ir pasirinkite „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“. Čia galėsite kurti ir sau pritaikyti pačius įvairiausius nustatymus, pavyzdžiui, kad iššokantys pranešimai ekrane būtų rodomi tik gavus el. laišką nuo konkrečių siuntėjų, o tam tikrus raktinius žodžius turintys laiškai būtų automatiškai perkeliami į numatytą aplanką. Ir tai tik keletas pavyzdžių.
El. paštu dažnai gaunate darbo užduotis? Jas galite įtraukti tiesiai į savo užduočių sąrašą: kairiu pelės mygtuku pažymėkite ir nuvilkite laišką ant „Užduočių“ skilties (ją rasite programos kairiame apatiniame kampe, tai ikonėlė su bloknotu ir varnele). Tuomet galėsite nustatyti užduoties atlikimo terminą arba tiesiog išsaugoti užduotį be jokio termino.
Dirbant komandoje labai patogu žinoti kolegų darbotvarkes – tokią galimybę suteikia „Outlook“ kalendoriaus dalijimosi funkcija. Ją rasite „Outlook“ kalendoriaus pagrindinio meniu juostoje pasirinkę „Bendrinti kalendorių“. Įtraukus norimus adresatus, jiems bus išsiųstas pranešimas apie kalendoriaus dalijimosi aktyvavimą, taigi nuo šiol planuoti susitikimus ir darbus galėsite dar lengviau.
JAV programinės ir techninės įrangos gamintojai „Microsoft“ atvėrus bendradarbiavimo platformos „Teams“ kodą programuotojams, šia galimybe pasinaudojo Lietuvos IT sprendimų kompanija „Baltic Amadeus“. Lietuviai pristatė du „Teams“ skirtus įrankius, kuriuos kiekvienas gali atsisiųsti ir naudoti nemokamai.
Lietuvių sukurtas programėles „Retro“ ir „Scrum Poker“ jau patvirtino „Microsoft“, jas šiuo metu nemokamai galima atsisiųsti iš „Teams Store“ arba „Microsoft AppSource“ parduotuvių.
Aptariami įrankiai buvo sukurti, atsižvelgiant į koronaviruso pandemijos verslui sukeltus iššūkius – jie padeda užtikrinti kokybišką ir reguliarų grįžtamąjį ryšį bei tinkamai įvertinti, kiek laiko reikės paskirtoms užduotims atlikti.
„Teams“ platformos privalumus vartotojai labiausiai įvertino būtent šiemet – ji tapo nepakeičiamu pagalbininku per karantiną, skirtu dokumentų dalijimuisi, pokalbiams su kolegomis, susitikimams su klientais, vaizdo konferencijoms ir kt. Patys aktyviai naudojame „Teams“ įmonės vidinėje komunikacijoje, todėl nusprendėme čia pritaikyti ir savo sukurtus įrankius. Nors iš pradžių juos naudojome įmonės viduje, galiausiai nusprendėme pasiūlyti nemokamai išbandyti visiems vartotojams“ – sako „Baltic Amadeus“ personalo ir marketingo vadovas Darius Dužinskas.
Reagavo į koronaviruso iššūkius verslui
Programėlė „Retro“ sukurta siekiant užtikrinti grįžtamąjį ryšį įmonės viduje ir organizuoti reguliarius projektų ar darbų aptarimus (retrospektyvas). Įrankis leidžia palikti atsiliepimus kolegoms, komandoms ir projektams, balais įvertinant kompetencijas. Jei projektas ilgalaikis, pagal šiuos atsiliepimus galima spręsti apie jo eigą, o išsakomi komentarai ir patarimai komandoms padeda tobulinti jų darbo procesus.
„Atliekant kasdienius darbus, dažnai net nepagalvojama, kad iššūkiai, kurie mums neduoda ramybės, gali būti greitai ir efektyviai išspręsti, tiesiog užtikrinus aiškų grįžtamąjį ryšį. Ypač tai aktualu dirbant nuotoliniu būdu. Ieškojome, kaip galėtume sustiprėti šioje srityje, bet neradę tinkamo įrankio sukūrėme jį patys. Tokiu būdu skatiname komandų narius kalbėtis, reguliariai aptarti, ką reikėtų toliau tęsti ir vystyti, o ką – koreguoti“, – aiškina D. Dužinskas.
Prie programėlės „Retro“ kūrimo prisidėjo ir „Baltic Amadeus“ specialistai, ir įmonės vykdomos studentų programos „IT Challange“ dalyviai. Tai buvo jų praktinė užduotis ir pirmasis rimtas projektas.
Užtruko vos porą savaičių
Savo ruožtu kitas aptariamas įrankis „Scrum Poker“ iš pirmo žvilgsnio gali kiek priminti žaidimą. Tačiau jis skirtas komandoms, kurioms svarbu įvertinti, per kiek laiko bus atlikta konkreti užduotis.
Programėlės veikimo principas yra itin paprastas – kiekvienas komandos narys išsirenka kortelę su skaičiumi, tuomet kortelės atskleidžiamos ir rezultatai aptariami. Po balsavimo didžiausią ir mažiausią skaičių pasirinkę komandos nariai gali argumentuoti savo pasirinkimą. Šis procesas kartojamas, kol komanda susitaria dėl vieningo užduoties atlikimo laiko.
Šią aplikaciją „Baltic Amadeus“ specialistai sukūrė vos per porą savaičių. „Scrum Poker“ komandoje dirbo 4 asmenys.
Siūlo išbandyti nemokamai
Šiuo metu tiek „Scrum Poker“, tiek „Retro“ įrankiai visiems „Teams“ naudotojams prieinami nemokamai.
„Koronaviruso sukelta pandemija išmušė iš kasdienės rutinos ir paaštrino tam tikras problemas, nesvetimas kiekvienam dirbančiam komandoje. Tačiau net ir įprastu metu neretai pamirštama, kad dalykai, kurie mums – kasdienybė, gali būti efektyvesni. Svarbu suprasti, kad bet kokiems iššūkiams galima rasti sprendimo būdus, tik reikia kalbėtis ir ieškoti išeičių kartu“, – sako D. Dužinskas.
Ateityje „Baltic Amadeus“ specialistai sukurtas programėles ketina tobulinti, įtraukti naujų pritaikymo galimybių. Siekiama, kad įrankiai padėtų komandų nariams bendradarbiauti ir tobulėti, o verslui – augti ir efektyvinti savo veiklos rezultatus.
„Retro“ programėlę nemokamai galima parsisiųsti čia: https://appsource.microsoft.com/lt-lt/product/office/WA200001892?tab=Overview
„Scrum Poker“ programėlę nemokamai galima parsisiųsti čia: https://appsource.microsoft.com/lt-lt/product/office/WA200001850?tab=Overview
Kompanija „Microsoft“ paskelbė, jog sieks sumažinti išmetamo anglies dvideginio kiekį, o galiausiai jį net pradės papildomai šalinti iš aplinkos. Taip bendrovė iki 2030 m. planuoja tapti neigiamos emisijos (angl. carbon negative) principu veikiančia bendrove, o iki 2050-ųjų pašalinti visą anglies dvideginio kiekį, kurį tiesiogiai arba per suvartotą elektros energiją pagamino nuo pat kompanijos įkūrimo – 1975 metų.
Anglies dvideginio šalinimas iš aplinkos bei iškastinio kuro naudojimo mažinimas vadinamas neigiama emisija (angl. carbon negative). „Microsoft“ tokią strategiją laiko efektyviausia, siekiant kuo labiau sumažinti šiltnamio efektą sukeliančių dujų kaupimąsi atmosferoje. Kompanija kartu su tarptautine bendruomene skatina kuo daugiau verslų imtis tokio veiklos modelio.
„Nors pasauliui būtinai reikės pasiekti nulinę anglies dvideginio emisiją, galintys sau leisti šia kryptimi judėti dar toliau, turėtų tai daryti jau dabar. Būtent todėl skelbiame ambicingą tikslą – sumažinti, o galiausiai ir visiškai pašalinti „Microsoft“ paliekamą CO2 pėdsaką. Iki 2030 m. kompanijos emisija taps neigiama, o iki 2050 m. iš aplinkos pašalinsime visą šių dujų kiekį, į aplinką mūsų išmestą nuo bendrovės veiklos pradžios – 1975 metų“, – sakė Bradas Smithas, „Microsoft“ prezidentas.
Bendrovė ne tik išsikėlė tikslą, bet ir pristatė konkrečią programą, kuria siekiama anglies dvideginio išmetimą sumažinti daugiau nei perpus tiek kompanijos tiesioginėje veikloje, tiek visoje gamybos grandinėje. Bendrovė investuoja į mokslinius tyrimus, siekdama nustatyti didžiausią emisiją turinčias, todėl daugiausia dėmesio reikalaujančias veiklos sritis. Taip pat paskelbta nauja iniciatyva, kviečianti bendrovės tiekėjus ir klientus pasitelkti „Microsoft“ technologijas, mažinant savo pačių anglies dvideginio pėdsaką. Taip siekiama išmetamų kenksmingų dujų kiekį mažinti visoje gamybos grandinėje.
Bendrovė taip pat įsteigė 1 milijardo JAV dolerių vertės klimato inovacijų fondą, kuris skirtas investuoti į idėjas, spartinančias pasaulinę anglies dvideginio mažinimo, surinkimo ir šalinimo technologijų plėtrą. Nuo kitų metų „Microsoft“ anglies dioksido kiekio mažinimą kaip itin svarbų aspektą įtrauks ir į viešųjų pirkimų procesą, viešai palaikys ir aktyviai įsitrauks į iniciatyvas, spartinančias tvarų verslų veikimą.
